کارمند اداری

Job Summary

کارمند اداری مسئولیت تنظیم، انسجام، و اجرای امور اداری، تهیه اسناد، ترتیب مکاتبات، مدیریت فایل‌ها و ارائه خدمات حمایوی به تمام بخش‌های مربوطه را بر عهده دارد.

Duties & Responsibilities

·       ترتیب مکاتبات رسمی، ثبت و ارسال نامه‌ها، مکتوب‌ها و ایمیل‌های اداری طبق هدایت مقام مربوطه.

·       مدیریت و تنظیم آرشیف‌های فزیکی و دیجیتال ریاست، به ‌شمول مکاتبات، فیصله‌نامه‌ها، گزارش‌ها و اسناد تخنیکی.

·       هماهنگی با آمریت‌های مربوطه جهت تعقیب اسناد، پلان‌ها و تطبیق برنامه‌های تحقیقاتی.

·       تنظیم برنامه جلسات داخلی ریاست تحقیق و انکشاف و ترتیب صورت‌جلسات مربوطه.

·       تهیه گزارش‌های روزانه، ماهانه و ربعوار از فعالیت‌های اداری و ارائه آن به رئیس مربوطه.

·       همکاری با تیم‌های تحقیقاتی و تخنیکی برای فراهم‌سازی منابع اداری، تجهیزاتی و لوژستیکی.

·       پیگیری اجراآت و تعقیب مکاتبات ریاست با سایر ریاست‌ها و شعبات مرکزی و ولایتی.

·       رسیدگی به تماس‌های تلفنی، حضوری و الکترونیکی به منظور پاسخ‌گویی مؤثر و ارجاع موضوعات به مراجع مربوطه.

·       مدیریت درخواست‌ها، سفارشات و توزیع وسایل و لوازم اداری ریاست مربوطه.

·       ترتیب و ارسال درخواست‌های نیازمندی‌ها به بخش تدارکات یا لوژستیک.

·       نظارت بر وضعیت محیط کاری، نظافت اداری و گزارش‌دهی موارد مورد نیاز به مدیریت.

·       کمک در ترتیب پلان‌های کاری و جدول‌های زمانی پروژه‌های تحقیقاتی.

·       تهیه و تنظیم فورمه‌ها، جداول و گزارش‌های مورد نیاز پروژه‌های تحقیقاتی و انکشافی.

·       هماهنگی در تنظیم ورکشاپ‌ها، جلسات و کنفرانس‌ها مرتبط با تحقیق و انکشاف.

·       ثبت و گزارش‌گیری دقیق از مرخصی‌ها، حاضری و ساعات کاری کارمندان تحت ریاست.

·       حفظ محرمیت اطلاعات، اسناد و مکاتبات مربوط به پروژه‌های حساس یا در حال اجرا.

·       اطمینان از موجودیت تجهیزات اساسی مورد نیاز کارمندان تحقیقاتی و اداری.

·       ارائه خدمات اداری مکمل جهت تسهیل روند اجراآت در بخش‌های تخصصی تحقیق و انکشاف.

·       پیگیری تکت‌های نرم‌افزاری و تخنیکی با همکاری ریاست ICT در صورت نیاز.

·       اجرای سایر وظایف سپرده‌شده از طرف رئیس تحقیق و انکشاف د افغانستان برشنا شرکت.

Job Requirements

Education:

·       لیسانس در یکی از رشته‌های اقتصاد، حقوق، اداره و پالیسی عامه، اداره و مدیریت یا اداره و تجارت.

Experience:

·       سه سال تجربه کاری مرتبط به وظیفه.

Skills:

·       مهارت عالی در تهیه مکاتبات رسمی.

·       توانایی کار با نرم‌افزارهای Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

·       توانایی مدیریت زمان و تنظیم اولویت‌ها.

·       آشنایی با سیستم فایلینگ دیجیتال و فزیکی.

·       توانایی برقراری روابط مثبت کاری با تیم‌ها و مراجعین.

·       آشنایی با زبان‌های ملی (پشتو و دری) و انگلیسی.

Submission Guideline

Dear Applicant,

Thank you for your interest in applying for the job. The qualified and interested applicants can fill the online application form through the following link:

Link for Online Application

To ensure that your application is considered, please follow these submission guidelines:

1.      Submit your application by the deadline specified, as late applications will not be considered.

2.      Fill out the application form completely and accurately, as incomplete forms will not be considered. Make sure to provide all necessary information, including personal details, work experience, education, and skills.

3.      Provide accurate contact information, as this will be used for all communications regarding your application.

4.      Double-check your application before submitting it to ensure there are no errors or omissions.

5.      Shortlisted candidates will be directly contacted for a written test or interview. If you’re not contacted within two to four weeks after the closing date, please know that your application has not been considered for the post.

Note:

Internal employees of DABS are required to get the approval of their respective head of division and submit it along with the application form; otherwise, the application will be rejected.

We appreciate your interest in DABS and look forward to reviewing your application. If you have any questions, please contact us at:

Contact Number: 0202513694